Secrétaire/Réceptionniste (AFRIPOL)

Informations sur l'organisation

Rend compte à:  Directeur exécutif
Direction/Département/Organe: AFRIPOL/PAPS
Division: Bureau du Directeur exécutif ; Unité chargée des finances et de l’administration
Nombre de rapports directs: 2
Nombre de rapports indirects: 4
Grade du poste: GSA4
Nombre de postes: 1
Type de contract: Regular
Lieu: Alger, Algérie
 

Objectif du poste

Fournir un soutien administratif général au département pour une mise en œuvre efficace de son plan de travail et de ses activités de routine. 
 

Principales fonctions

• Fournir un soutien opérationnel en temps utile ; 
• Aider à la planification des activités ; 
• Coordonner et/ou participer à l’assistance technique et/ou au travail logistique ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels ;
• Préparer la communication de bureau et rédiger des rapports ;
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir une mise à jour ; 
• Contribuer à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc. 
   

Responsabilités spécifiques

• Taper et corriger les documents, les rapports, les correspondances, les messages, les demandes de renseignements, etc. qui pourraient être requis par le Directeur et les chefs de division et d’unité ;
• Préparer les réponses aux correspondances courantes pour signature par le Directeur ;
• Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants ; 
• Recevoir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;
• Répondre et filtrer les appels téléphoniques, les messages électroniques et les télécopies, et assurer le suivi avec le Directeur et les chefs de division et d’unité.
   

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en études de secrétariat, services administratifs, gestion de bureau, administration d’entreprise, gestion d’entreprise, études administratives ou dans un autre domaine connexe délivré par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente de 3 ans dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat.
• Il doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) en études de secrétariat, services administratifs, gestion de bureau, administration d’entreprise, gestion d’entreprise, études administratives ou dans un autre domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente de 2 ans dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat.
• Une qualification plus élevée serait un atout.
• Une solide expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes ;
• Une expérience professionnelle sur SAP et une expérience dans une mission diplomatique, une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale internationale, seraient un atout supplémentaire.

Compétences requises

• Capacité avérée à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail ;
• Capacité à organiser et à présenter des données de manière compréhensible et utile ;
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ; 
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
• Maîtrise des outils MS Office (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) ;
• Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (Anglais, Arabe, Espagnol, Kiswahili, Français, Portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

Compétences de base

Compétences fonctionnelles