Assistant(e) chargé des transports et voyages (AfCHPR)

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Fonctionnaire chargé des achats, des voyages et des magasins 
Direction/Département/Organe: Greffe de la Cour africaine
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA5
Nombre de postes: 1
Type de contract: Régulier
Lieu: Arusha, Tanzanie

Objectif du poste

Fournir un appui opérationnel pour la fourniture de services de transport et de voyage conformément au règlement financier, aux politiques, aux manuels de l’Union africaine, aux décisions, aux politiques et aux procédures de gestion établies par la Cour.

Principales fonctions

• Apporter son concours à l’application les dispositions des instruments et procédures régissant le transport et la prise en charge des frais de voyage par la Cour.
• Apporter son concours à la formulation de stratégies pour une gestion optimale des transports et des déplacements.
• Diriger et contrôler les mouvements des véhicules de la Cour.
• Contrôler les travaux d’entretien et de réparation et la consommation de carburants et de lubrifiants par les véhicules et les générateurs. 
• Veiller à la mise en œuvre de la politique administrative de l'Union africaine en matière de voyages et de missions.
   

Responsabilités spécifiques

• Apporter son concours à la préparation des documents de voyage couverts par la Cour ainsi que les documents nécessaires à l’acquisition des billets de transport et au règlement des indemnités (billets d’avion, demandes de remboursement de frais de transport excédentaires, faux frais au départ et à l’arrivée, indemnités journalières de subsistance, etc.)
• Apporter son concours à la vérification de l’exhaustivité, l’exactitude et de la validité des documents de voyage avant de les transmettre au service financier.
• Apporter son concours à la coordination avec les services des finances, du protocole et de l’administration pour toutes les questions relatives aux voyages et aux transports (questions financières, visas, autres documents).
• Veiller à l’entretien des véhicules et des générateurs électriques de la Cour.
• Assurer le bon déroulement des voyages officiels du personnel et des autres participants autorisés lors des missions, de la prise de fonctions et de la cessation de service.
• Préparer les rapports de voyage périodiques (mensuels, trimestriels et annuels).
• Assurer la gestion des véhicules loués dans le cadre des sessions et des réunions officielles de la Cour.
• Participer à l’acquisition de services de location de véhicules et d’hébergement pour les réunions officielles.
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être assignée.
   

Formations universitaires et expériences requises

• Être titulaire d’une Licence en gestion ou en administration ou en transports et voyages ou dans des disciplines connexes et jouir au minimum de deux (2) années d’expérience à un poste similaire, acquise de préférence au sein d’une organisation internationale.

OU

• Être titulaire d’un diplôme en gestion ou en administration ou en transports et voyages ou dans des disciplines connexes et jouir de trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale

Compétences requises

• Faire preuve de professionnalisme ; 
• Capacité à travailler sous une supervision minimale ; 
• Aptitude à gérer les relations interpersonnelles et capacité à travailler sous pression dans un environnement multiculturel ; 
• Compétence en matière de communication et relations publiques ;
• Compétences en matière de planification et d’organisation ; 
• Connaissance des organisations internationales ; 
• Connaissances informatiques, notamment des modules ERP-SAP de gestion du matériel.
   

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles