CONSEILLER DANS LA GESTION DES DÉPARTEMENTS DE SERVICE

Informations sur l'organisation

Rend compte à: Directeur général
Direction/Département : Bureau du Directeur général
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: P5
Type de contract: Permanent
Lieu: Addis-Abeba , Ethiopie
 

Objectif du poste

Diriger et gérer les activités quotidiennes du Bureau du Directeur général afin d’atteindre les objectifs stratégiques de la Direction et les objectifs généraux de l’UA.
 

Principales fonctions

a)    Fournir un soutien technique et intellectuel dans la coordination des tâches au sein du Bureau du Directeur général, liées aux opérations et activités des départements de service ; 
b)    Identifier les meilleures pratiques et assurer le suivi de l’efficacité du soutien du Bureau à l’UA ;
c)    Contribuer à l’élaboration de stratégies visant à assurer la coordination des activités des départements de service et la mise en œuvre d’un plan de continuité des activités correspondant ; 
d)    Soutenir l’organisation de réseaux thématiques, de consultations et de réunions sur la coopération et les relations interdépartementales et interorganisationnelles ;
e)    Fournir des conseils techniques sur les questions relatives à l’examen du système et au projet de mise en œuvre dans le domaine de spécialisation, selon les besoins. 
f)    Gérer et superviser les employés du Bureau du Directeur général et leur fournir les formations nécessaires ; assurer la réalisation en temps voulu des objectifs de la Direction et l’évaluation efficace de la performance du personnel ; 
g)    Élaborer des stratégies et des programmes pour contribuer à la mise en œuvre efficace des activités du Bureau du Directeur général ; 
h)    Entretenir des relations de travail régulières avec les hauts représentants des États membres et des institutions partenaires dans l’exécution du mandat du Bureau du Directeur général ;  
i)    Représenter l’organisation et faire valoir sa position lors des conférences ; 
j)    Contribuer à la préparation de rapports périodiques d’exécution financière et budgétaire et assurer le suivi de l’exécution budgétaire de la Division ; 
k)    Maintenir un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage de l’information et favorise un climat qui contribue à attirer, à retenir et à motiver divers talents ; 
 

Responsabilités spécifiques

1.    Examiner les documents, les correspondances et les dossiers reçus du Président, du Vice-président et des Commissaires et informer le Directeur général de leur état d’avancement, tandis que les départements de service respectifs prennent les mesures qui s’imposent ;
2.    Fournir toutes les informations nécessaires au Directeur général, afin de permettre un échange précis et opportun avec les Commissaires, le Président et le Vice-Président, au besoin, sur l’état des dossiers et sur la mise à jour des examens ; 
3.    Gérer un système centralisé de gestion des archives du Bureau du Directeur général (ODG), en collaboration avec les départements de service et leurs activités et/ou programmes.
4.    Coordonner les activités du Bureau liées aux Départements de service qui sont externes à la Commission, et faciliter l’organisation de réunions traitant des sujets/programmes spécifiques ;
5.    Superviser la procédure et les processus de formulation et d’exécution des budgets des départements de service ainsi que des bureaux et organes autonomes, et conseiller le Directeur général ;
6.    Assurer le suivi des progrès accomplis dans la réalisation des plans de travail annuels et des objectifs de performance annuels de la Commission ainsi que de l’exécution budgétaire ;
7.    Fournir un soutien technique au Directeur général dans la préparation des objectifs de performance annuels de la Commission ;
8.    Fournir un soutien technique et des conseils au Directeur général dans la préparation des rapports sur les progrès accomplis et les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du plan de travail annuel des départements de service, à soumettre au Président et au Vice-Président ; 
9.    Soutenir le Directeur général dans ses tâches de coordination de la préparation du Rapport annuel de performance du Président de la Commission en vue de son examen par le Conseil exécutif, reflétant la performance globale de la Commission à travers ses différentes directions, aussi bien en termes de budget, d’exécution des programmes que de conformité aux plans ;
10.    Apporter son soutien au Bureau du Directeur général dans le suivi de la mise en œuvre des principaux programmes statutaires gérés par la Commission ainsi que de ses plans d’action ;
11.    Diriger et superviser la collecte d’informations et gérer la présentation des rapports d’activité trimestriels sur les domaines thématiques pour examen par le Directeur général ;
12.    Examiner et présenter des recommandations pour approbation par le Directeur général, afin d’orienter les plans d’action proposés par les Départements ; 
13.    Aider le Bureau à mettre en place/préparer ou améliorer les processus et procédures de travail, en assurant leur codification et leur formalisation sous forme de manuels ;
 

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14.    Assurer la bonne mise en œuvre en interne des manuels de processus et de procédures au niveau du Bureau et de la Commission, en coordination avec les Départements concernés ; permettre la création d’une synergie entre l’orientation stratégique et les opérations des Départements de service ou de soutien, tout en veillant à éviter la duplication des programmes ;
15.    Fournir un soutien technique pour la conception et l’application de systèmes et de méthodes d’organisation efficaces susceptibles de simplifier et d’améliorer l’efficacité de l’ensemble des activités administratives, en liaison avec les autorités compétentes chargées de la réforme du système administratif ;
16.    Conseiller le Directeur général et préparer des propositions de développement du personnel en vue d’assurer le renforcement des capacités du personnel des Départements de service qui peuvent les aider à remplir leurs mandats ; s’engager avec le(s) Département(s) de service, si besoin, et faire rapport ;
17.    Assurer le bon fonctionnement des systèmes de travail centralisés et décentralisés de la CUA, en interne au siège de la CUA, dans les bureaux/organes hors du siège et entre ces derniers, ainsi que dans les institutions/organisations partenaires externes et les projets connexes. Mettre en place un mécanisme de soutien technique solide pour améliorer le fonctionnement des départements de service ;
18.    Fournir un soutien technique au Bureau du Directeur général dans l’examen des avis juridiques liés aux Directions de service, conseiller sur la mise en œuvre des documents juridiques, réglementaires ou conventionnels initiés par la Commission et soumis à la signature du Président ;
19.    Fournir un soutien et des conseils techniques au Directeur général pour orienter éventuellement la Direction chargée du contrôle adéquat des biens immobiliers et des biens divers de la Commission. 
 

Formations universitaires et expériences requises

•    Le candidat doit être titulaire d’un Master (Bac+5) en administration publique, gestion d’entreprise, finances, économie, droit, gestion, relations internationales ou dans un domaine connexe, délivré par une institution reconnue, avec 12 ans d’expérience professionnelle pertinente, dont au moins 7 ans à un poste de direction ou de conseil, de préférence au sein d’une organisation intergouvernementale, d’un service public national, d’une institution internationale ou régionale, et au moins 5 ans d’expérience à des postes de supervision.
•    Une expérience et une compréhension des rôles et fonctions des départements de service, des dossiers connexes dans des organisations publiques ou privées sont requises. Une solide expérience dans la coordination et la facilitation au niveau stratégique.
•    Une expérience dans la formulation et l’amélioration des méthodes, systèmes et processus de travail. Connaissance et compréhension des politiques, normes et processus ; 
•    Une qualification dans le domaine de la gestion de projet serait un atout supplémentaire.
 

Compétences requises

•    Compétences et aptitudes en leadership ; 
•    Compétences en matière de recherche et d’analyse ; 
•    Compétences en matière de relations interpersonnelles et de négociation ; 
•    Compétences en matière de planification et d’organisation ; 
•    Connaissance et compréhension pratique des politiques, normes et processus de l’UA ; 
•    Aptitudes en matière de communication, de présentation et d’établissement de rapports ; 
•    Maîtrise de l’utilisation de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, logiciels d’infographie, etc.) et des programmes informatiques utilisés au sein de l’UA ; 
•    Aptitude à activement rechercher, identifier et utiliser les technologies appropriées en vue d’améliorer la réalisation des programmes ; 
•    Excellentes aptitudes à travailler en équipe et dans un cadre multiculturel (environnement professionnel politique et diplomatique) ;
•    Maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français ou portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout. 
 

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles