Spécialiste de l'approvisionnement (AfCDC)

Informations sur l'organisation

Reports to:  Chef de l'unité Achats 
Directorate/Department/Organ:Division de la gestion et de l'administration, CDC Afrique
Division: Division de la gestion et de l'administration
Nombre de rapports directs:
Nombre de rapports indirects:
Grade du poste: P3
Nombre de postes: 1
Type de contract: Durée déterminée
Lieu: Addis Abeba, Éthiopie

Objectif du poste

Sous la supervision du (de la) coordonnateur(trice) de projet, le spécialiste de l'approvisionnement fournira un appui opérationnel à la Division, y compris la supervision administrative, tout en veillant à ce que ses stratégies et politiques prédéfinies soient exécutées efficacement et en assurant le suivi des activités pertinentes.  Le (la) titulaire est chargé(e) de diriger et d'orienter la fonction de passation des marchés dans la mise en œuvre d'un projet financé par la Banque mondiale dans le cadre du CDC Afrique et veillera à ce que les activités de passation des marchés soient menées de manière transparente et concurrentielle, conformément aux directives de la Banque mondiale en matière de passation des marchés et conformément aux politiques et procédures de l'Union africaine et du CDC Afrique. Le spécialiste de l'approvisionnement travaillera également en étroite collaboration avec les équipes de projet pour s'assurer que les activités d'approvisionnement sont efficacement intégrées à la mise en œuvre du projet

Principales fonctions

• Gérer les activités d'approvisionnement de bout en bout, de la planification à l'attribution des contrats, conformément aux règles de passation des marchés de l'UA et à la réglementation de la Banque mondiale.
• Participer à l'exécution des programmes et activités prédéfinis de la Division.
• Élaborer, exécuter et administrer des marchés publics complexes pour divers travaux, biens et services conformément aux règlements de l'UA et aux normes et procédures acceptées en interne ;  
• Fournir des conseils et des orientations techniques en tant qu'agent d'approvisionnement responsable de tous les aspects des fonctions d'approvisionnement, y compris fournir des conseils d'experts en matière d'approvisionnement, conseiller la direction et les clients sur des questions techniques et autres complexes et de grande envergure liées à l'approvisionnement institutionnel.
• Engagez-vous avec les parties prenantes concernées pour établir des relations durables et promouvoir la collaboration.
• Assurer l'échange efficace d'informations entre la Division et les parties prenantes concernées.
• Contribuer à la préparation des rapports.
• Assurer la conformité avec les politiques définies
   

Responsabilités spécifiques

• En consultation avec les unités opérationnelles, examiner le type de travaux, de biens et de services requis et recommander la stratégie et la méthode d'approvisionnement appropriées ainsi que les sources à solliciter. 
• Élaborer/réviser le document de stratégie d'approvisionnement pour le projet de la Banque mondiale. 
• Préparer les documents d'appel d'offres pour les biens, les travaux et les services à acquérir en utilisant les méthodologies appropriées. Mener à bien le processus de passation des marchés, y compris la conférence préalable à l'appel d'offres, l'évaluation des offres, la post-qualification et la recommandation d'attribution conformément aux procédures de passation des marchés de l'Union africaine et aux règlements de passation des marchés de la Banque mondiale.
• Soutenir la préparation et la consolidation du plan annuel d'approvisionnement du CDC Afrique. 
• Préparer la planification des achats dans le système d'étapes de la Banque mondiale et suivre les activités d'approvisionnement pour le CDC Afrique
• Suivre et suivre la mise en œuvre du plan annuel d'approvisionnement en étroite collaboration avec les unités opérationnelles.
• Préparer des rapports périodiques et des statistiques sur les activités d'approvisionnement telles que les bons de commande. Examiner les rapports d'étape et d'état d'avancement au besoin.
• Création de bons de commande dans SAP, création de fiches de saisie de services, de factures fournisseurs et consultants de parking dans le système ERP/SAP de la CDC Afrique. 
• Faciliter et dispenser une formation sur les techniques, les processus et les systèmes d'approvisionnement pour le personnel du CDC africain. 
• Fournir des conseils aux unités d'affaires sur l'approvisionnement, ainsi que la supervision. Soutenir les unités d'affaires dans la création de plans d'approvisionnement et d'estimations ministérielles.
• Préparer des contrats pour des biens et services complexes et simples et soutenir le processus d'administration des contrats en étroite collaboration avec les unités d'affaires.
• Fournir des conseils et des orientations aux unités opérationnelles concernant l'élaboration de spécifications pour l'acquisition de biens ou de services connexes, y compris la préparation d'estimations de prix pour les demandes d'approvisionnement d'articles non standard. 
• Élaborer des stratégies d'approvisionnement pour les projets et les approvisionnements de l'entreprise.
• Assurer la mise en œuvre en temps opportun des activités d'approvisionnement, conformément aux calendriers du projet.
• Préparer et présenter les dossiers de passation de marchés aux autorités compétentes pour approbation.
• Identifiez et gérez les risques liés à l'approvisionnement dans le cycle d'approvisionnement.
• Assurer le suivi des commandes afin d'assurer une livraison rapide des services ;
• S'acquitter de toutes autres tâches pertinentes qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
   

Formations universitaires et expériences requises

Master en approvisionnement, chaîne d'approvisionnement, commerce, comptabilité, administration des affaires, administration publique ou dans des domaines connexes avec 7 ans d'expérience dans les achats, la chaîne d'approvisionnement, les marchés publics ou l'administration dont trois (3) années a un niveau d'expert.
Où
Licence en gestion, approvisionnement, chaîne d'approvisionnement, droit, administration des affaires, commerce, comptabilité ou dans des domaines connexes avec au moins 10 ans d'expérience dans les domaines de l'approvisionnement, de la chaîne d'approvisionnement, des marchés publics ou de l'administration dont trois (3) années a un niveau d'expert.

Une expérience avérée de l'utilisation d’un progiciel de gestion intégré (ERP) et du système STEP est hautement souhaitable.
Une expérience de la passation de marchés et de la mise en œuvre de contrats auprès de la Banque mondiale est hautement souhaitable 
Expérience avérée et connaissances approfondies dans les domaines de la gestion juridique/contractuelle, du suivi et de l'évaluation, de la gestion de bureau et de projet.
Expérience avérée du traitement et de la production de rapports sur l'approvisionnement courant et d'urgence, de l'expédition et de la réception, ainsi que du contrôle des stocks dans des organisations de taille moyenne à grande.   
Expérience avérée dans le soutien et la direction de l'élaboration d'achats complexes, par exemple, des bons de commande, des contrats, des subventions et des accords de coopération.
de commande, des contrats, des subventions et des accords de coopération.
 

Compétences requises

Connaissance des pratiques et des processus de gestion des achats et de logistique généralement utilisé par les programmes de santé publique ou du secteur public ;
Excellentes compétences en matière de reportage narratif ;
Excellent sens de l'organisation et de la gestion du temps 
Débrouillard et habileté à recueillir, à analyser et à utiliser des données pour recommander, prendre et communiquer des décisions de nature technique à des publics non professionnels ;
Excellentes pratiques relationnelles pour rencontrer et traiter avec des personnes d'origines diverses.
Excellentes compétences en diplomatie, en représentation, en relations interpersonnelles et en communication, y compris une expérience d'interaction réussie avec les parties prenantes et les décideurs dans des contextes techniques et autres professionnels ;
Aptitude à traduire des informations très techniques en présentations, séances d'information et propositions de rapports et de financement à l'intention de publics profanes.
Débrouillard et habileté à recueillir, à analyser et à utiliser des données pour recommander, prendre et communiquer des décisions de nature technique à des publics profanes.
Aptitudes avérées en informatique, y compris d'excellentes capacités de traitement de texte, une maîtrise du courrier électronique et des applications Internet et une expérience de l'utilisation d'applications bureautiques telles que MS Excel, Power Point et Word, et une familiarité avec les systèmes électroniques de traitement des données et les ERP tels que SAP.
La connaissance du suivi systématique des échanges dans les marchés publics (STEP) est un atout supplémentaire.
Capacité à livrer dans des délais serrés et à bien travailler sous pression ; 
Aptitude avérée à planifier, à déléguer et à diriger des subordonnés.
Capacité d'analyse et de résolution de problèmes ;
Aptitude à utiliser un langage clair et concis dans la correspondance et à inclure un contenu adapté à l'objectif et au public lors de la préparation de mémoires et de rapports écrits ;
Capacité à opérer dans un environnement multiculturel ;
Haut niveau d'autonomie au travail, mais avec un profond esprit d'équipe ;
Capacité d'adaptation, patience, débrouillardise, résilience et flexibilité ;
Proactif et orienté vers les solution

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles